« НазадВсе, что нужно знать о хранении ФЭС и УКЭП в Росфинмонторинг 27.02.2020 22:15
ХРАНЕНИЕ ФЭС Банк России может запрашивать у поднадзорных некредитных финансовых организаций (НФО) файлы с отправленными ФЭС в формате xml. Например, проверяя, отправила ли организация в Росфинмониторинг отчетность о результатах проверки клиентов. В 2019 году редкий НФО не сталкивался с таким запросом. Штраф за несохраненный файл с сообщением может достигать 50 000 – 100 000 рублей. В таких случаях регулятор имеет претензии не к тому, что отчет не был отправлен в Росфинмониторинг, а к тому, что отправленное сообщение не было сохранено. Хранить ФЭС необходимо не менее пяти лет со дня получения квитанции Росфинмониторинга о его принятии или непринятии. Указанный срок установлен п. 5 Порядка составления некредитными финансовыми организациями в электронной форме информации, предусмотренной статьями 7, 7.5 Федерального закона «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма», утвержденным Банком России и размещенным на его официальном сайте. К сожалению, ФЭС, в отличие от квитанций об их приемке, не хранятся в личном кабинете на сайте Росфинмониторинга и не доступны для скачивания после их отправки. Задача по обеспечению их сохранности лежит полностью на НФО. Нам знакома типовая ситуация: из организации увольняется ответственный сотрудник, а на его место приходит новый. Если старый сотрудник не систематизировал отправленные ФЭС, хранил их в компьютере в разных папках («Загрузки», «Рабочий стол», «Мои документы» и т.п.), то новому сотруднику будет тяжело. Практически невозможно найти, что было отправлено в Росфинмониторинг, а что нет, понять, что является черновиком, а что окончательным файлом. Поэтому в такой ситуации, если Банк России запросит файлы с ФЭС, есть риск сдать на проверку недостоверные сведения и нарваться на неприятности. Чтобы обеспечить сохранность и систематизацию файлов с ФЭС, рекомендуем читателям завести на компьютере отдельную папку, в которую необходимо помещать все отправленные сообщения. Также рекомендуем предусмотреть периодическое резервное копирование такой папки на внешний носитель, например, на подключаемый внешний жесткий диск или на простую флешку. ХРАНЕНИЕ УКЭП Теперь помимо отправленных в Росфинмониторинг файлов с ФЭС также необходимо хранить файлы усиленной квалифицированной электронной подписи (сокращенно - УКЭП), которыми подписываются ФЭС. Банк России, проверяя НФО и иные поднадзорные ему некредитные финансовые организации, все чаще просит сдать на проверку помимо самих ФЭС и квитанций об их приемке, также еще и файл УКЭП, сопровождающий отправленное ФЭС в Росфинмониторинг. Многие НФО озадачиваются вопросом оформления УКЭП, только получив запросы регулятора с требованием о сдаче его на проверку. Напомним, ФЭС, направляемые НФО (филиалом НФО), подписываются УКЭП руководителя НФО (руководителя филиала НФО) или сотрудника НФО (сотрудника филиала НФО), уполномоченного направлять сведения в Росфинмониторинг. УКЭП для каждого ФЭС формируется в виде отдельного файла, наименование которого соответствует наименованию ФЭС и имеет расширение "sign". Наименование файла УКЭП имеет следующую структуру: где: SNFO3484_TI_NNNNNNNNNN(NN)_KKKKKKKKK_GGGGMMDD_nnn.xml - наименование ФЭС, которое подписывается УКЭП.
Архивная папка с файлами ФЭС и УКЭП Таким образом, файл с УКЭП по своему названию тождественен отправленному в Росфинмониторинг ФЭС, но имеет расширение «.sign». Файл с УКЭП формируется автоматически в момент отправки сообщения в Росфинмониторинг. После отправки сообщения в личном кабинете пользователям однократно предлагается скачать папку с архивом, в котором хранится отправленное ФЭС и УКЭП. Обратите внимание! Скачать архив с УКЭП можно только один раз: сразу после отправки ФЭС. Далее он становится недоступным. Именно поэтому нужно обязательно после отправки отчета в Росфинмониторинг скачивать архив с ФЭС и УКЭП. Однократное предложение о скачивании архива с ФЭС и УКЭП в личном кабинете на сайте Росфинмониторинга Отдельные НФО отмечали сбои в работе личного кабинета, в результате которых архив с ФЭС и УКЭП не был автоматически сформирован, в результате чего он не был скачан и сохранен. В таких случаях, чтобы избежать возможных последующих претензий Банка России, рекомендуем НФО незамедлительно делать скриншоты ошибок и писать запрос в службу технической поддержки Росфинмониторинга, фиксируя в тексте обращения проблемы со скачиванием файла УКЭП. Файлы с УКЭП также как и ФЭС хранятся в электронном виде не менее пяти лет со дня получения квитанции Росфинмониторинга о принятии (непринятии) соответствующего ФЭС. Эти сроки, так же как и в случае с ФЭС, установлены п. 5 Порядка составления некредитными финансовыми организациями в электронной форме информации, предусмотренной статьями 7, 7.5 Федерального закона «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма», утвержденным Банком России и который был размещен на его официальном сайте. Штраф за несохраненный файл с УКЭП может достигать 50 000 – 100 000 рублей, поэтому НФО крайне важно обеспечить соблюдения сроков и порядка их сохранности. Также, буквально на момент написания настоящей статьи мы столкнулись с вопросами отдельных проверяющих Банка России на предмет наличия в составе ПВК по ПОД/ФТ/ФРОМУ положений, описывающих порядок и сроки хранения ФЭС, УКЭП и квитанций Росфинмониторинга. Поэтому дадим нашим читателям описать в ПВК и такой порядок. Надеемся, НФО будут более ответственно подходить к обеспечению хранения ФЭС и УКЭП в Росфинмониторинг. Это станет залогом отсутствия претензий Банка России к этой части организации внутреннего контроля в сфере ПОД/ФТ в НФО и минимизирует риски привлечения к административной ответственности. Павел Смыслов |
